Pracownik/pracowniczka ds. administracyjnych i kadrowych

Zakres obowiązków: 1.prowadzenie sekretariatu Delegatury: realizacja zadań związanych z obsługą kancelaryjną Delegatury (przyjmowanie, rejestrowanie, rozdział i wysyłanie korespondencji), obsługa systemu EZD, nadawanie numerów dla pism wpływających i wychodzących z Delegatury zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt, obsługa interesantów zewnętrznych, przekazywanie wstępnych informacji/wyjaśnień interesantom zewnętrznym oraz w problematycznych przypadkach kierowanie interesantów do właściwych pracowników merytorycznych, redagowanie pism na polecenie i pod podpis przełożonego, prowadzenie spraw dot. realizacji zamówień sal konferencyjnych, prowadzenie spraw związanych z właściwym przechowywaniem pism w Delegaturze zgodnie z instrukcją kancelaryjną. 2.zapewnienie organizacyjno kancelaryjnego funkcjonowania Delegatury: współdziałanie z administracją Podkarpackiego Urzędu Wojewódzkiego w zakresie wynajmu i przygotowania sal na potrzeby realizacji zadań wyborczych, planowanie, realizacja zakupów materiałów biurowych i innych usług niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Delegatury zgodnie z obowiązującą procedurą, rejestracja rachunków stałych opłat wynikających z umów, dokonywanych zakupów i usług, z pisemnym uzasadnieniem i przekazaniem do realizacji przez Głównego Księgowego, prowadzenie ewidencji: umów, delegacji służbowych, aktów prawnych, pieczęci i innych. 3.prowadzenie spraw kadrowych pracowników Delegatury: prowadzenie akt osobowych pracowników, ustalanie uprawnień urlopowych i prowadzenie dokumentacji z tym związanej, prowadzenie listy obecności i ewidencji czasu pracy, prowadzenie ewidencji badań lekarskich oraz szkoleń pracowników z zakresu BHP, p-poż., sporządzanie sprawozdań w zakresie spraw personalnych przekazywanych do Głównego Urzędu Statystycznego, obsługa systemu kadrowo płacowego, przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia i zwalniania pracowników. 4.prowadzenie spraw dotyczących umów cywilnoprawnych zawieranych