Kaufmännische Verwaltungsangestellte/r (m/w/d) (Kaufmännische Fachkraft)

ISTANA GmbH·Frechen, Germany

mid

Skills

provide necessary documentsuse microsoft officeuse spreadsheets softwareuse online communication toolsuse presentation softwareprocess datahandle shipment documentationdispatch order processingcoordinate shipments of recycling materialsload products for dispatchoversee shipment routingprepare freight shipment reportsresolve shipment issuesplan the dispatching of productshandle mailorganise business documentsensure compliance with shipment regulationstrack shipping siteshandle shipment paperworkminimise shipping costcarry out shipping orders for partsprepare documentation for international shippinghandle shipment risksexecute administrationperform clerical dutiesmaintain inventory of office suppliesdraft corporate emailsprepare correspondence for customerscorrespond with licence applicantsrespond to inquiries in written formcarry out end of day accountsoffice administrationconsultationadvise customersprovide customer follow-upkeep personal administrationmaintain records of phone callscommunicate by telephoneredirect callersmaintain telephony system

About this role

Kaufmännische/r Mitarbeiter/in – Verwaltung & Projektassistenz (m/w/d)

ISTANA Deutschland | Radonsanierung & Gebäudeschutz

ISTANA ist ein spezialisiertes Unternehmen im Bereich Radonsanierung und Gebäudeschutz. Gemeinsam mit unserem Ingenieurbüro RadonPlan begleiten wir private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber von der Analyse und Planung bis zur fachgerechten Umsetzung von Sanierungsmaßnahmen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die uns in der Verwaltung und bei der Organisation unserer Projekte unterstützt.

Deine Aufgaben

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten - Unterstützung unserer Projektleiter bei der organisatorischen Abwicklung von Projekten - Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern - Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsunterlagen und Rechnungen - Terminplanung und -koordination - Pflege von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten - Vorbereitung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung - Unterstützung bei Einkauf und Materialbestellungen - Korrespondenz per E-Mail und Telefon - Je nach Erfahrung Übernahme weiterer kaufmännischer Aufgaben

Dein Profil

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich ist von Vorteil - Gute Kenntnisse in MS Office - Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise - Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber unseren Kunden - Organisationstalent und Freude daran, unterschiedliche Themen zusammenzuhalten - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift - Technisches Interesse ist willkommen – Radonkenntnisse sind ausdrücklich nicht erforderlich

Was wir bieten

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachsenden und zukunftsorientierten Spezialgebiet - Einen Arbeitsplatz mit viel Eigenverantwortung und kurzen Entscheidungswegen - Persönliche Einarbeitung in unsere Arbeitsabläufe und das Thema Radon - Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Ingenieuren und Projektleitern - Ein kleines Team, in dem man sich kennt und gegenseitig unterstützt - Langfristige berufliche Perspektive - Leistungsgerechte Vergütung - Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Uns ist nicht wichtig, dass Du bereits alles kannst. Entscheidend sind für uns Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Freude an guter Organisation und die Bereitschaft, Dich in neue Themen einzuarbeiten.