Vaga - Assistente Administrativo | Claretiano - Colégio de São Paulo

Apoiar a Coordenação Administrativa na execução das rotinas administrativas e operacionais da Unidade, sempre voltado a atender à Missão e ao Carisma Claretiano. Executar controles, registros, atendimentos e acompanhamentos relacionados às equipes de Conservação e Limpeza, Serviços Gerais, Manutenção, Segurança, RH, Marketing/Atendimento e Portarias, contribuindo para a organização dos processos e para as condições adequadas de funcionamento da unidade, sempre voltado a atender à Missão e ao Carisma Claretiano.

No dia a dia você vai:

• Apoiar a Coordenação nas rotinas da unidade, registrando e acompanhando demandas, mantendo os controles da área atualizados e organizando dados administrativos, financeiros e operacionais em planilhas, relatórios e sistemas institucionais, que subsidiam o acompanhamento do orçamento e dos indicadores. • Registrar e acompanhar as solicitações de compras, insumos e serviços da unidade e do Colégio junto à área de Suprimentos, monitorando prazos e entregas; conferir notas fiscais, boletos, medições e documentos de serviços próprios e terceirizados, verificando sua conformidade com contratos e entregas realizadas. • Abrir e acompanhar chamados de manutenção, conservação e serviços prediais, mantendo contato com as equipes locais e áreas técnicas; controlar patrimônio, equipamentos, chaves, materiais e frota, com registros de entradas, saídas, empréstimos e agendamentos. • Atender colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e público interno e externo, prestando informações e direcionando as solicitações às áreas competentes; apoiar localmente o fluxo de documentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. • Apoiar a organização administrativa e operacional de eventos, reuniões, processos seletivos e locações, providenciando espaços, recursos, materiais e contato com fornecedores; dar suporte às ações de captação, retenção e relacionamento conduzidas pelas áreas de Marketing e Experiência. • Elaborar comunicados, ofícios, atas, planilhas e relatórios de rotina seguindo os padrões institucionais; organizar e arquivar documentos físicos e digitais, zelando pelo sigilo das informações e pela conformidade com a LGPD. • Executar outras tarefas correlatas e demais atividades inerentes ao setor por determinação do superior imediato.

E o que você precisa ter?

• 🎓 Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Gestão Financeira, Processos Gerenciais ou áreas afins. • 💻 Conhecimentos: Pacote Office ou Google Workspace, especialmente Excel/Planilhas Google, para elaboração de controles, relatórios e acompanhamento de indicadores. • 📊 Organização, planejamento, atenção aos detalhes. • 🤝 Boa comunicação verbal e escrita, cordialidade no atendimento e facilidade para interagir com diferentes públicos e áreas da Instituição. • 🔒 Discrição e comprometimento com a confidencialidade das informações, o cumprimento dos procedimentos institucionais e as boas práticas de proteção de dados (LGPD).