Assistant(e) - Services généraux (H/F)

Qui sommes-nous ?Optimum Vie est une filiale du Groupe Optimum, un groupe financier diversifié et privé d'envergure internationale. Étant la seule société française d'assurance vie de propriété canadienne, nous sommes agiles dans la création de nos produits d'assurance vie afin qu'ils soient adaptés aux besoins réels de nos clients. Acteur de proximité, nous établissons une relation de confiance durable avec nos courtiers et nos partenaires. Notre taille humaine et notre expertise nous permettent une grande réactivité face aux nombreuses évolutions de marché.Tâches administratives et de logistiques- Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes selon les budgets établis ;- Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues ;- Participer à la gestion de l'archivage de l'entreprise ;- Suivre et initier des appels d'offre ;- Capacité de rédaction et d'utilisation du pack office ;- Interaction avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisation de RDV) ;- Utiliser la machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.Management et maintenance des locaux- Veiller à l'organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux, identification des améliorations) ;- Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi ;- Planifier, coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance des équipements et des locaux ;- Superviser et contrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d'hygiène et ce, dans le respect des budgets ;- Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d'Optimum Vie ;- Être capable de mettre en œuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller au bon déroulement ;- Être le binôme de l'accueil lors des congés / absences;Participation à d'autres activités selon les demandes de sa directionExpérience/Formation/Conditions- Expérience dans des fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou support administratif et logistique - BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique, .), un atout ;- Horaire de 35 heures par semaine;- Annuel brut entre 25 000€ et 30 000€.Qualités et aptitudes- Aisance informatique (Word, Outlook et Excel) ;- Excellent relationnel et sens du service à la clientèle ;- Sens de l'organisation ;- Initiative et pro action ;- Autonomie ;- Discrétion.Qualités et aptitudesAisance informatique (Word, Outlook et Excel) ;Excellent relationnel et sens du service à la clientèle ;Sens de l'organisation ;Initiative et pro action ;Autonomie ;Discrétion.Pourquoi travailler chez Optimum ?Opportunité de joindre un groupe financier privé canadien d'envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.Quelques-uns de nos avantages :Travail en mode hybride et heures d'arrivée et de départ flexiblesManagers accessibles et à l'écoute des besoinsEnvironnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement de ses employésÉvénements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore